Om de samenwerking tussen Wijkraad, gemeente, jongerenwerk Animo voorheen (Schakels), SSW en politie te formaliseren, is een convenant opgesteld. De volledige tekst leest u hieronder.

Het platform bestaat uit de volgende leden:

• leden wijkraad
• politie: wijkagent Roelof Benning/Erhan Kumas
• SSW: Grietje Middelkoop
• jongerenwerk: Rianne de Ruijter
• wijkcontactambtenaar: Gerard Kosterman
  Tevens is ook wethouder Kamminga aanwezig

Convenant voor het Wijkgericht werken in De Leijen
Het convenant is een overeenkomst tussen de gemeente De Bilt, woonstichting SSW, politie, WVT, jongerenwerk Schakels en de wijkraad De Leijen waarin aangegeven wordt hoe zij met elkaar willen omgaan in het kader van het Wijk- en dorpsgericht werken.
Het convenant geeft inzet en verplichtingen van betrokken partijen op hoofdlijnen aan.
Het wil en kan ook niet alle communicatie tussen bewoners of groepen van bewoners van De Leijen , gemeente en andere instellingen regelen en beschrijven.

1. Samenwerking en communicatie

• Betrokken partijen onderschrijven het belang van goede communicatie en samenwerking bij zaken die de wijk betreffen en/of van invloed zijn op de wijk. Zij verplichten zich om vroegtijdig plannen, en voornemens die de wijk betreffen bij elkaar bekend te maken en met elkaar te bespreken en ter advisering voor te leggen.
• Partijen baseren zich daarbij op de inzet zoals die is aangegeven in het onderzoeksrapport van BMC en het raadsvoorstel inzake het Wijk- en dorpsgericht werken van februari 2003.
• Partijen werken daartoe samen in het Wijkplatform.

2. Het Wijkplatform

• Het Wijkplatform wordt door betrokken samenwerkingspartners in de wijk ingesteld. Het heeft ten doel op basis van gelijkwaardigheid van deelnemende partijen wijkzaken te bespreken en hierover afspraken te maken.
• Samenstelling: wijkraad, projectleider Wijk- en dorpsgericht werken, contactpersonen gemeente, SSW, politie, WVT en jongerenwerk.
• Hiertoe verplichten deelnemende partijen zich om alle zaken die beheer en ontwikkeling van de wijk aangaan voorafgaande aan besluitvorming in het wijkplatform aan de orde te stellen en hierover advies te vragen.
• Gevraagde en ongevraagde adviezen worden door de contactpersonen van de desbetreffende disciplines ter kennis gebracht van management en besturen van betrokken organisaties. Daarbij geldt een afspraak, cq. verplichting voor de betrokken organisaties tot beargumenteerd antwoord aan het platform.
• Het wijkplatform staat onder voorzitterschap van een lid van de wijkraad. Het vice-voorzitterschap wordt vervuld door een van de contactpersonen van de instellingen. Het secretariaat en verslaglegging worden verzorgd door het Wijkgericht- en dorpsgericht werken. Verslagen zijn binnen twee weken in het bezit van de deelnemers aan het platform.
• Ook overige aspecten van organisatie en werkwijze, zoals frequentie, locatie en tijden worden in onderling overleg geregeld.
• Deelnemende partijen aan het platform houden hun eigen zelfstandigheid en verantwoordelijkheden op grond van hun functies en taken.
• Het platform maakt gebruik van reeds bestaande of nieuwe instrumenten voor communicatie en informatie: wijknieuwsbrieven, wijkspreekuren, web-site / internet, wijkschouwen wijk, enquetes, etc.
• Voor het doen van kleine uitgaven ten behoeve van de wijk heeft het platform de beschikking over een wijkbudget (2003: 15.000 euro) onder beheer van de gemeente.
• Het platform houdt jaarlijks een evaluatie over haar intern en extern functioneren, waarbij na het eerste halfjaar een tussentijdse evaluatie plaatsvindt, en brengt deze ter kennis van betrokken.

3. Positie en rol van de Wijkraad:

• De wijkraad houdt haar onafhankelijke en zelfstandige positie als bewonersorganisatie in De Leijen. Zij communiceert daartoe met de bewoners via ondermeer De Leidraad en bewonersavonden.
• De wijkraad heeft en houdt recht op subsidie zoals dit thans is geregeld via de regeling woonconsumenten (afd. welzijn).
• De wijkraad kan daarnaast via het Wijkgericht werken een beroep doen op een budget (2003: 7500 euro) voor advies en ondersteuning en voor cursussen/trainingen of andere vormen van deskundigheidsbevordering.
• Deelnemende partijen behouden zich het recht voor om na de jaarlijkse evaluaties hun inbreng en deelname te wijzigen dan wel te beëindigen.